Проект
Европейский конгресс отоларингологов ERS-2014

Формат
Организация участия в загранконференциях

Заказчик
Фармацевтическая компания

Участники
Лидеры мнений в области отоларингологии, профессора и врачи

Локация
Нидерланды, Амстердам

 

 

 

Комплексная организация участия профессоров из Украины в Европейском конгрессе отоларингологов ERS-2014 в Амстердаме: оформление виз, подбор гостиниц, ресторанов, развлечений и экскурсий, организация перелета и трансферов, бронирование и оплата, координация и сопровождение.

Изначально мы нашли надежного партнера в Амстердаме для чек-тура гостиниц и ресторанов, потому что по фотографиям этого сделать нельзя, отзывы не всегда релевантны, есть свои тонкости в каждой стране и в каждом городе. Максимально близко к месту проведения конференции, было два достойных варианта в рамках бюджета — Swissotel 4* и Crowne Plaza Amsterdam City Centre 4*. Первый находился через дорогу от Beurs van Berlage, где проходил конгресс, второй — в 10 минутах ходьбы. Но фокус в том, что Swissotel — это в самом центре, в оживленном квартале, где шумно и днем и ночью. Поэтому рекомендовали клиенту Crowne Plaza, который расположен тоже в центре, но в тихой улочке. Дальше мы напрямую вели переговоры с отелем, ресторанами, транспортной компанией и людьми, которые были ответственны за развлекательную и экскурсионную программу. Вели коммуникацию с организационным комитетом конгресса. Был ряд вопросов и нестандартных просьб, которые решились в нашу пользу, по итогам переговоров. Мы полностью взяли на себя также визовое сопровождение. У профессоров был сложный маршрут — несколько поездок до/после нашего конгресса в разные страны, с туристическими и бизнес-целями, поэтому нам нужно было грамотно открыть визы, на период всех поездок. Были решены вопросы со страховками для тех, кому за 75; и даже по вопросам открытия визы за сутки и нового загранпаспорта за 3 дня тоже было найдено решение. Ни одного отказа и мультивизы всем, кому запрашивали. Мы обеспечили также внутреннюю логистику — авиаперелеты, ж/д, проживание и трансферы по Украине и в Москве. Разработали туристические гиды для нашей группы, где была прописана программа, представлена гостиница и рестораны, и проложены маршруты до этих ресторанов от гостиницы и от места проведения конгресса, краткая информация про Амстердам, яркие фотографии — все самое интересное и полезное. Менеджер проекта улетел в Амстердам за 2 дня, чтобы лично пообщаться со всеми подрядчиками, обновить договоренности, сделать ревизию локаций и подготовить встречу. Авиапартнером в этом проекте для нас стал KLM. Встретили группу охапкой воздушных шаров с логотипом клиента и тортом с изображениями растений, из которых производятся их препараты. Вечером был ужин в ресторане «Christophe» — одном из самых престижных заведений Амстердама. Последующие обеды/ужины проходили в таких ресторанах как Wannemakers, Keizersgracht 238 (ресторан при отеле Pulitzer 5*), Mazzo, Cafe Loetje (лучшие стейки в Амстердаме). Для экскурсии по каналам был заказан индивидуальный кораблик, со своим капитаном, стюардом и прекрасным баром. Также была организована экскурсия в Заансе-Сханс — деревушка на окраине Амстердама, которая позиционируется как «настоящая Голландия», чем-то напоминает наше Пирогово. Сам конгресс порадовал высоким уровнем организации, интересными докладами и возможностями нетворкинга. Мы избавили профессоров от стояния в очереди — самостоятельно их зарегистрировали, и раздали готовые бейджи и материалы за обедом. Старались предупреждать все просьбы, сопровождали во все рестораны, заранее согласовывали меню, делали заказ и контролировали выдачу. Таким образом, мы смогли обеспечить тот высокий уровень сервиса, к которому привыкли гости такого уровня. Это было необходимо, потому что в Амстердаме действует принцип «американского смайла», но на деле есть проблемы со скоростью и качеством обслуживания.

Мы старались по-максимуму разгрузить клиента, и нам это удалось — все вопросы «куда пойти/как добраться/что выбрать/узнай/попроси/спроси, пожалуйста» решались нашим менеджером. Для гостей осталось тайной, что в Амстердаме есть проблемы с сервисом, поскольку мы их решили грамотным выбором заведений и личным контролем. Менеджер проекта оставался в Нидерландах еще 3 недели, провел чек-тур практически всех локаций, которые можно рассматривать для проведения мероприятий, и убедился, что наш выбор был самым оптимальным по соотношению цена/качество. Долго можно описывать слова искренней благодарности, которые звучали от участников поездки, и для нас являются высочайшей наградой, но, очевидно, главный показатель успешного проведения этого проекта — то, что мы получили заказы на организацию последующих мероприятий клиента. А также обращения другого бренд-менеджера этой же компании, с просьбой взяться за подготовку поездки в Италию для ТОП-менеджмента крупнейших аптечных сетей Украины.