Проект
30th Annual Congress of the European Association of Urology

Дата
20-24 марта 2015 г.

Формат
Организация участия в загранконференциях

Заказчик
Фармацевтическая компания

Участники
Лидеры мнений в области урологии

Локация
Испания, Мадрид

 

 

 

 

 

 

Комплексная организация участия профессоров из Украины в 30-м ежегодном конгрессе Европейской ассоциации урологов и сопровождение.

Регистрация, оплата оргвзносов. Оформление виз. Подбор гостиницы. По соотношению цена/качество/месторасположение, была выбрана гостиница Villa Real Madrid 5*. Организация внешних и внутренних авиаперелетов и трансферов. Составление экскурсионной и развлекательной программы. Бронирование ресторанов, согласование меню. Это стандартные вехи подготовки к проекту.

Создание эксклюзивного информационного буклета с информацией о стране, городе, гостинице, в которой будут жить участники, с ресторанами, которые им предстоит посетить, достопримечательностями, которые они смогут увидеть, картами с маршрутом до этих мест от гостиницы и от конгресса, с подробным таймингом пребывания, контактами и другой полезной информацией. Это наша инициатива, которая очень нравится участникам, и без чего теперь не обходится ни один проект.

Но самое главное — сопровождение. Наш менеджер прилетел в Мадрид на 3 дня раньше. Проверил все рестораны, проложил маршруты, зарегистрировал учасников и получил бейджи на них еще за день до начала конгресса. В день прибытия, проверил номера в гостинице, предназначенные для наших гостей, договорился за ранний чек-ин, лично встретил делегацию украинских профессоров в аэропорту, и не расставался с ними до конца проекта, чтобы решать любые вопросы и спонтанные просьбы врачей, потому что обычно они сыпятся на голову представителю Фармкомпании.

О результате пускай говорят факты: 1) в течении трех месяцев после проекта, к нам обратилось 2 профессора, из числа участников, с просьбой организовать для них поездку; 2) со следующими своими поездками они тоже обратились к нам;) 3) нам поручили организацию такой же поездки для гинекологов 19-23 мая 2015 г. (EMAS-2015, Madrid).